Workflows

Workflows sind Arbeitsabläufe, die dazu beitragen, die Qualität eines Produkts zu sichern. In Bezug auf Inhalte, die Sie mit CMS Fiona erstellen, ist eine Webseite oder auch ein Teil davon oder ein ganzer Websitebereich das Produkt. Und der Workflow ist eine Reihe von Arbeitsschritten, an deren Ende das Produkt Ihr Haus in einwandfreiem Zustand verlässt. Sollte der Websitebesucher doch einmal Grund zur Beanstandung haben, sorgt idealerweise ein anderer Prozess im Unternehmen dafür, dass sein Feedback in die Produktentwicklung einfließt.

Bei CMS Fiona bestehen Workflows aus zwei Phasen, der Bearbeitungs- und der Prüfungsphase. Beide Phasen können aus mehreren Schritten bestehen. Die Bearbeitungsphase beginnt damit, dass ein CMS-Benutzer ein Feld einer Datei (wie den Titel oder den Hauptinhalt) ändert, unabhängig davon, wie er dies tut, etwa über die Vorschau oder eine der Detailansichten. Anschließend leitet er die Datei weiter, wenn noch Bearbeitungsschritte folgen (wie ein Bild zuordnen oder einbinden) oder reicht sie zur Prüfung ein. In der Prüfungsphase zeichnen die Benutzer die Dateien ab oder lehnen sie ab – und geben sie schließlich frei.

1. Melden Sie sich bitte am Demo-Content als Benutzer root mit dem Passwort demo an, falls Sie noch nicht angemeldet sind, und navigieren Sie zur Seite "Wir über uns":

   

2. Schalten Sie nun zur Detailansicht und dort zur Registerkarte Administration um:

   

3. Sie können erkennen, dass diese Datei keinen Workflow hat, und dass sie momentan von Redakteuren bearbeitet und von Web-Administratoren administriert werden kann. Das Datei-Administrationsrecht schließt das Recht zur Freigabe ein, was jedoch eher die Aufgabe von Chefradakteuren sein sollte. Deshalb sollten Sie der Datei einen Workflow zuweisen, der die Bearbeitung durch Redakteure und die Freigabe durch Chefredakteure beinhaltet. Da Sie als Superuser angemeldet sind und dadurch das Recht zur Datei-Administration haben, können Sie diese Änderung vornehmen. Klicken Sie hierfür auf den leeren Workflownamen. Der entsprechende Auswahldialog wird geöffnet:

   

   Wählen Sie singleCheck, einen im Demo-Content bereits vorhandenen Workflow mit je einem Bearbeitungs- und Prüfungsschritt für Redakteure bzw. Chefredakteure.

4. Melden Sie sich nun vom Redaktionssystem ab und als Benutzer redakteur mit dem Passwort demo wieder an und navigieren Sie wieder zur Datei mit dem Titel "Wir über uns" (zwischen Dateinamen und Titeln können Sie mit Hilfe des Ansicht-Menüs wechseln). Öffnen Sie kurz das Workflow-Menü, ohne einen Befehl daraus auszuwählen:

   

   Wenn die Datei gerade nicht bearbeitet wird (und daher keine Arbeitsversion hat), steht Ihnen als Redakteur nur der Workflow-Befehl Bearbeiten zur Verfügung. Das CMS bietet Ihnen in diesem Menü immer nur die Befehle an, die Sie tatsächlich ausführen können. Alle anderen Befehle sind ausgegraut. Bitte schließen Sie das Menü wieder, indem Sie nochmals auf Workflow oder auf die freie Fläche rechts neben dem Menü klicken.

5. Wenn Sie Workflow-Befehle über das Menü ausführen, können Sie Ihre Aktion mit einem Kommentar versehen, was momentan jedoch nicht erforderlich ist. Stattdessen klicken Sie bitte einfach auf das Bearbeitungselement für den Titel:

   

   Dadurch führt das System den Workflow-Befehl Bearbeiten automatisch aus. Dies beschleunigt die direkte Bearbeitung von Inhalten. In die vom System angelegte Arbeitsversion wird Ihr Anmeldename eingetragen, damit andere Mitarbeiter gewarnt werden können, wenn sie die Datei zeitgleich bearbeiten möchten.

6. Löschen Sie bitte den Titel und klicken Sie auf OK. Diese Änderung ist unmittelbar in der Vorschau zu sehen (der Menüpunkt in der linken Navigation ist nun auch unbeschriftet):

   

7. Öffnen Sie bitte nochmals das Workflow-Menü. Nur die Befehle Verwerfen und Geben sind auswählbar. Weiterleiten (damit eine andere Benutzergruppe die Bearbeitung fortsetzt) oder Einreichen (um die Bearbeitung abzuschließen) stehen nicht zur Verfügung. Das System bietet Ihnen diese Befehle nicht an, weil der Inhalt der Arbeitsversion unvollständig ist: das obligatorische Feld Titel ist leer. Vergeben Sie bitte einen sinnvollen Titel, indem Sie noch einmal auf das Bearbeitungselement klicken:

   

   Das rote Sternchen hinter dem Titel des Feldes zeigt an, dass das Feld obligatorisch ist. Klicken Sie auf OK, um den Titel zu setzen.

   Jetzt ist der Workflow-Befehl Einreichen anklickbar. Reichen Sie die Datei also ein und öffnen Sie noch einmal das Workflow-Menü: Für diese Datei steht Ihnen als Redakteur nun kein Workflow-Befehl mehr zur Verfügung! Demnach können Sie die Datei solange nicht ändern, bis sie von einem Chefredakteur freigegeben oder ausdrücklich zur erneuten Bearbeitung zurückgewiesen wurde.

8. Melden Sie sich nun bitte vom Redaktionssystem ab und als der Benutzer chefredakteur mit dem Passwort demo wieder an. Anstatt zu der soeben vom Redakteur eingereichten Datei zu navigieren, öffnen Sie bitte Ihre Aufgabenliste mit dem Menübefehl Aufgaben anzeigen aus dem Workflow-Menü:

   

9. Das CMS unterscheidet zwischen persönlichen Aufgaben der Benutzer und den Aufgaben, die eine Benutzergruppe hat. Bei den Workflow-Aktionen Weiterleiten, Einreichen und Ablehnen erhält immer die jeweils im Workflow eingetragene Benutzergruppe die entsprechende Aufgabe. Wechseln Sie daher bitte mit dem Aufklappmenü zu Alle Aufgaben:

   

   Jetzt erscheint die Datei als Aufgabe der Benutzergruppe Chefredakteure in der Liste. Klicken Sie den Listeneintrag bitte an, um dorthin zu navigieren.

10. Als Chefredakteur können Sie die Datei nun begutachten und entweder freigeben oder ablehnen. Letzteres bewirkt, dass der Workflow wieder von vorn begonnen wird, in diesem Fall also die Benutzergruppe Redakteure die Datei zu Bearbeitung erhält (und die Mitglieder dieser Gruppe sie in ihrer Aufgabenliste finden und übernehmen können).

    Übrigens ist die Aufgabenliste noch geöffnet, damit Sie schnell zu den darin aufgelisteten Dateien springen können. Da Sie keine weiteren Aufgaben haben, aktivieren Sie das betreffende Browserfenster bitte und schließen Sie es.

    Sie möchten noch etwas an der Datei ändern, zum Beispiel den Titel zu "Das Unternehmen"? Das wäre möglich, wenn Sie bei dieser Datei das Schreibrecht hätten. In den Details, Registerkarte Administration, ist jedoch zu sehen, dass momentan nur Redakteure schreibend auf die Datei zugreifen können:

    

    Als Chefredakteur können Sie die Dateirechte nicht ändern, Ihrer Benutzergruppe das Schreibrecht also nicht geben. Als Mitglied der Gruppe Web-Administratoren oder als Superuser wäre dies jedoch möglich.