Einen Workflow anlegen

Damit die Dateien der Eventmanager von einem Chefredakteur gegengelesen und dann freigegeben werden können, benötigen wir einen Workflow. Workflows werden im System zunächst angelegt – analog zu beispielsweise Feldern – und dann einer oder mehreren Vorlagen zugewiesen. Dadurch kommt der Workflow zum Einsatz, sobald eine Datei angelegt oder bearbeitet wird, die auf einer solchen Vorlage basiert.

Wir legen also zunächst den Workflow event_check an und weisen ihn der für Veranstaltungen vorgesehenen Vorlage Veranstaltung (ip_event) zu.

1. Öffnen Sie bitte die Systemeinstellungen über das Extras-Menü und wechseln Sie zur Registerkarte Workflows. Klicken Sie auf den Button Neu, um einen neuen Workflow anzulegen. Vergeben Sie als Name event_check und als Titel beispielsweise Veranstaltungen:

   

2. Im unteren Teil des Dialogs können die Schritte definiert werden, aus denen der Workflow besteht, Bearbeitungsschritte und Prüfungsschritte. Jeder Workflowschritt wird einer Benutzergruppe zugewiesen, wodurch deren Mitglieder das Recht erhalten, Änderungen an der Arbeitsversion vorzunehmen – in der festgelegten Abfolge. Reicht ein Benutzer die Arbeitsversion ein, geht der Workflow in die Prüfungsphase, die wiederum bis zum Ende durchlaufen wird, wenn kein Benutzer die eingereichte Arbeitsversion zurückweist – wodurch der Workflow wieder von vorn beginnen würde. Die letzte Gruppe in der Prüfungsphase gibt die Arbeitsversion schließlich frei.

   Legen Sie für unsere Zwecke bitte wie geplant je einen Bearbeitungsschritt für die Gruppe eventmanagers und einen Prüfungsschritt für chiefeditors an. Wählen Sie als Feld für die Unterschrift bitte signature:

   

   Im Feld für die Unterschrift speichert das System das Login des Benutzers, der die Arbeitsversion abgezeichnet hat, sowie Datum und Uhrzeit dieser Aktion. Besteht die Prüfungsphase aus mehreren Schritten, so benötigt man für jeden Schritt ein eigenes Signaturfeld, damit alle Unterschriften in der Version gespeichert werden können.

   Ein Mitglied mehrerer Prüfungsgruppen darf bei Prüfungsphasen mit mehreren Schritten die eingereichte Arbeitsversion mehrmals (d.h. in unterschiedlichen Schritten) abzeichnen, wenn die Option Mehrfaches Zeichnungsrecht aktiviert ist. Andernfalls darf jeder Benutzer in der gesamten Prüfungsphase nur einmal tätig werden.

3. Klicken Sie auf OK, um den Workflow zu definieren. Abschließend werden – wie bei allen Änderungen an der Konfiguration – wieder die Eigenschaften der neuen Definition angezeigt:

   

4. Abschließend muss der Workflow nur noch in der Vorlage für Veranstaltungen, ip_event eingetragen werden:

   

   Neue Veranstaltungsdokumente und solche, die Sie (als der Benutzer eventman) neu bearbeiten, unterliegen nun automatisch dem neuen Workflow – probieren Sie es aus! Übrigens können Sie als Administrator einer Datei jederzeit das Dateifeld Workflow (wie auch alle anderen Dateifelder) bearbeiten, um spontan für eine einzelne Datei einen anderen Workflow zu verwenden (falls dies jemals erforderlich sein sollte).